База знаний FinanceGrid

1. Введение

FinanceGrid — это интеллектуальная система управления бизнесом, которая агрегирует данные из разных источников, визуализирует ключевые метрики и помогает собственникам и руководителям принимать решения на основе фактов.

В этой базе знаний собраны инструкции, ответы на вопросы и шаблоны, которые помогут быстро начать работу и эффективно использовать все возможности системы.

2. Начало работы

Регистрация аккаунта: зарегистрируйтесь на сайте, укажите имя, фамилию, email, номер телефона, введите свой пароль, пройдите капчу и нажмите на кнопку войти.

Подключение данных: загрузите банковские выписки или настройте интеграцию через API. Банковские выписки можно загружать в формате zip или txt.

Важно: Система не даст вам или вашим сотрудникам загрузить один и тот же файл повторно, во избежание ошибок в учёте.

При загрузке файлов вы моментально увидите картину своего бизнеса по всем юрлицам и ИП либо в разрезе одной бизнес-единицы.

3. Метрики и отчёты

FinanceGrid предоставляет готовый набор ключевых метрик (выручка, прибыль, рентабельность и др.) и возможность настраивать собственные показатели.

Вы можете формировать отчёты: P&L, ДДС, план-факт, отчёт по проектам. Все данные можно выгружать в Excel и PDF.

4. Работа с группами и статьями

Для того чтобы корректно сформировать отчёты, каждую операцию нужно отнести к статье.

Статьи делятся на два типа: статья поступления и статья выплаты.

Каждая статья имеет подтип: Операционная, Инвестиционная, Финансовая — эти подтипы необходимы для корректного формирования отчётов в системе, например ДДС.

Статьи можно собирать в группы для более точной детализации выплат и поступлений. Например, группа «Маркетинг» включает статьи «Конференции», «Оплата SMM», «Оплата Директ».

Для визуального контроля мы отметили цветами подстатьи, чтобы вы понимали, к какому типу относится статья.

Удалённые статьи можно восстановить:

5. Главная страница — дашборды

На главной странице представлены все графики и диаграммы. Вы можете расположить элементы в нужном порядке, просто перетащив их за иконку.

6. Работа с фильтрами

Для просмотра данных за нужный период используйте удобный фильтр. Вы можете выбрать предустановленный период или задать даты самостоятельно через календарь.

После выбора периода можно выбрать разрез отображения: дни, недели, месяцы или годы.

7. Работа с операциями

На странице «Операции» отображаются все транзакции по подключённым счетам.

Для быстрого поиска используйте строку поиска.

Для более точной фильтрации выберите тип операции (поступления или выплаты), контрагента и статью.

Система пытается автоматически определить статью операции, используя правила. Операции, не подходящие ни под одно правило, отображаются в разделе «Нераспределённые» с указанием количества.

В разделе «Нераспределённые» вы можете редактировать операции по одной или массово, выбирая статьи и нажимая кнопку «Обновить операции».

Удалённые операции можно восстановить на вкладке «Удалённые».

8. Работа с контрагентами

Контрагенты создаются автоматически при подключении банков или загрузке файлов, а также могут добавляться вручную кнопкой «Добавить контрагента».

При ручном добавлении обязательно выберите компанию, к которой относится контрагент, и форму организации (ИП или ООО).

На странице «Контрагенты» можно искать контрагентов по организациям и просматривать их банковские реквизиты.

Банковские реквизиты можно добавлять, изменять и удалять.

Удалённые контрагенты и банковские реквизиты отображаются при включении соответствующих чекбоксов и могут быть восстановлены.

9. Работа со страницей Мои компании

Компании добавляются автоматически при интеграции с банками, загрузке файлов или вручную через кнопку «Добавить компанию».

При ручном добавлении заполните необходимые данные, форма изменяется в зависимости от выбора ИП или ООО.

10. Работа с отчётом ДДС

Отчёт о движении денежных средств (ДДС) нужен для контроля всех поступлений и выплат. Мы дополнительно визуализировали денежный поток с помощью графика.

Отчёт помогает:

Отчёт состоит из разделов:

Отчёт формируется автоматически. Каждая статья имеет тип — см. раздел о работе со статьями.

11. Работа с отчётом Поступления — Выплаты

Отчёт позволяет увидеть денежные потоки по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности, а также в разрезе контрагентов и статей.

Отчёт показывает топ контрагентов и статей по объёму выручки и расходов.

Важно: Если большая часть выручки приходится на нескольких контрагентов, это может означать высокую зависимость бизнеса от них.

Используйте отчёт, чтобы анализировать расходы, выявлять слабые места в доходах и оптимизировать финансовые потоки.

12. Работа с авторазбором платежей

Система поддерживает два типа авторазбора платежей:

  1. Автоматический — система обучается и сама распределяет операции по статьям, анализируя назначение платежа и ОКВЭД контрагента.
  2. Ручной — вы создаёте правила, задавая условия распределения операций.

При создании правила можно запустить авторазбор по уже загруженным операциям.

Для создания правила перейдите в раздел «Автоматизация платежей» и нажмите кнопку «Добавить правило».

Заполните название и настройте условия срабатывания.

Важно: Настройка по умолчанию — срабатывание при выполнении хотя бы одного условия, но вы можете изменить логику на все условия.

Для старта авторазбора отметьте чекбокс «Начать авторазбор» и нажмите «Создать».

Совет: Регулярно обновляйте и оптимизируйте правила, чтобы повысить точность авторазбора.

13. Безопасность данных

Все данные клиентов хранятся на серверах, расположенных на территории Российской Федерации и соответствующих требованиям законодательства РФ, включая: