План-факт БДДС: почему денег меньше, чем планировали

Увеличить изображение

Рассчитывали закончить месяц с 1,5 млн рублей на счетах, а осталось 1,2 млн. При этом компания даже заплатила меньше, чем собиралась. Можно ли теперь покупать оборудование или деньги понадобятся на зарплату и поставщиков?

План-факт БДДС помогает разобраться: кто не заплатил, какие платежи выросли и сколько денег потребуется в ближайшие дни. Разберём это на простом примере.

Планировали одно — сколько денег получили в итоге?

БДДС — бюджет движения денежных средств. По сути, ваш план: сколько денег придёт в бизнес, сколько уйдёт и сколько останется. План-факт — сравнение этих ожиданий с тем, что произошло.

Начните с трёх вопросов:

• Получили столько, сколько ждали? Если меньше — кто не заплатил и когда ждать деньги?
• Заплатили столько, сколько собирались? Если больше — за что? Если меньше — действительно сэкономили или просто перенесли оплату?
• Сколько осталось? И хватит ли этой суммы на ближайшие платежи?

Здесь речь о деньгах на счетах и в кассе. Подписанный договор или выставленный счёт ещё не дают денег на зарплату — нужно дождаться оплаты.

БДДС и бюджет уже доступны в FinanceGrid. На скриншотах ниже показано, как выглядит отчёт в сервисе. Пример с 1,5 и 1,2 млн рублей разберём отдельно.

Увеличить изображение

Зелёная линия — сколько денег планировали получить за месяц за вычетом выплат, чёрная — сколько получилось по факту. В отчёте это называется «чистый денежный поток». Если чёрная линия ниже зелёной, откройте таблицу и посмотрите, какие поступления или платежи дали разницу. Нули в будущих месяцах не означают провал плана: эти месяцы ещё не наступили.

Пример: куда делись 300 тысяч рублей

Представим компанию, у которой в начале месяца был 1 млн рублей. Она ждала ещё 5 млн от покупателей и собиралась заплатить 4,5 млн. На конец месяца должно было остаться 1,5 млн рублей.

Получили меньше, но и заплатили меньше. Вот что вышло в этом условном примере:

На первый взгляд, команда сократила выплаты на 300 тысяч. Но собственнику рано считать это экономией. За общим итогом стоят четыре события:

• Покупатель задержал 400 тысяч. Обещал заплатить в следующем месяце. Деньги пока не пришли.
• Другой покупатель сократил заказ на 200 тысяч. Этой оплаты уже не будет.
• Поставщик согласился подождать с оплатой оборудования на 500 тысяч. Деньги остались у компании, но заплатить всё равно придётся.
• Компания заплатила 200 тысяч за страховку. Платёж забыли включить в план.

В итоге недополучили 600 тысяч, а выплатили на 300 тысяч меньше. Поэтому на счетах осталось на 300 тысяч меньше плана.

Главный вывод: часть денег задержалась, часть уже не придёт, а перенесённую оплату оборудования нужно заложить в следующий месяц. Одна итоговая цифра этого не показывает.

Деньги придут позже, не придут совсем или мы что-то забыли?

За каждой заметной разницей нужен ответ, который помогает принять решение.

«Заплатят позже». Уточните у руководителя продаж: кто подтвердил новую дату и когда он проверит оплату. Ответ «клиент обещал» без даты не помогает спланировать свои платежи.

«Сумма изменилась». Покупатель сократил заказ, доставка подорожала, поставщик дал скидку. Выясните, сколько теперь получите или заплатите. Если пришла только часть оплаты, отдельно уточните, должны ли вам остаток.

«Этого не было в плане». Например, забыли ежегодную страховку. Попросите команду проверить похожие платежи, чтобы через месяц не встретить такой же сюрприз.

С выплатами работает то же правило. Если поставщику заплатили меньше благодаря согласованной скидке — это экономия. Если просто перенесли дату — деньги ещё понадобятся.

Как читать разницу в отчёте без сложных расчётов

В таблице рядом стоят план, факт и дельта — разница между ними. Для начала смотрите на рубли: они показывают, сколько денег недополучили или заплатили сверх плана.

Увеличить изображение

Например, на скриншоте в январе ждали 885 745 ₽, а получили 536 906 ₽. Получили на 348 839 ₽ меньше плана. Под фактом стоит 60,62% — столько плана выполнили. В колонке «Дельта» −39,38% — столько недополучили.

Плюс тоже требует пояснения: получили больше плана — денег добавилось; заплатили больше плана — денег стало меньше. Если платёж вообще не планировали, процент не посчитать. Поэтому в строке выплат на скриншоте стоит прочерк, а обсуждать нужно саму сумму — 535 062 ₽.

Если нужен расчёт в процентах: (факт − план) / план × 100%, когда план больше нуля. Для решения «хватит ли на зарплату» полезнее знать сумму и дату, чем только процент отклонения.

Что поручить команде проверить перед разбором

Чтобы обсуждение не ушло в спор о цифрах, попросите того, кто готовит отчёт, проверить три вещи:

1. Сравниваем одинаковые даты. Первые десять дней месяца нельзя оценивать как целый месяц: крупная оплата может быть запланирована на 25-е число.
2. Все деньги учтены. В плане и факте должны быть те же счета и кассы. Перевод между своими счетами не должен выглядеть как новая оплата от клиента.
3. Старый план сохранился. Если каждый раз переписывать его под результат, вы не увидите, где ожидания разошлись с реальностью.

Эту подготовку можно поручить команде. На встрече руководителю нужны понятные причины и варианты действий. Подробнее о самом подходе — в статье про план-факт анализ.

Какими решениями закончить встречу

Вернёмся к примеру. По каждой из четырёх причин договоритесь о следующем шаге:

• Руководитель продаж уточнит дату оплаты 400 тысяч и проверит, пришли ли деньги.
• Менеджер уберёт отменённые 200 тысяч из ожидаемых оплат и проверит, нужно ли уменьшить закупку под этот заказ.
• Руководитель закупок подтвердит новую дату выплаты 500 тысяч за оборудование.
• Сотрудник, который ведёт бюджет, добавит будущие платежи по страховке и проверит другие ежегодные оплаты.

У каждого действия должны быть имя ответственного и срок. Вместо «разобраться с клиентом» — «Ирина до вторника уточнит дату оплаты и сообщит результат».

Начинайте с того, что влияет на ближайшие платежи. Недостающие 50 тысяч перед зарплатой могут требовать более быстрого решения, чем согласованный перенос покупки оборудования на полмиллиона.

Хватит ли денег на следующую неделю?

Теперь посмотрите вперёд. В нашем примере у компании осталось 1,2 млн рублей. На следующей неделе она ждёт задержанные 400 тысяч, а заплатить нужно 1,7 млн, включая оборудование.

1,2 млн + 400 тысяч − 1,7 млн = нехватка 100 тысяч рублей.

Даже если клиент заплатит, на все выплаты денег не хватит. Значит, уже сейчас нужно обсудить, какую оплату можно получить раньше, о каком переносе договориться с поставщиком или какую новую покупку отложить.

Посмотрите и на конкретные даты: если зарплата в понедельник, а клиент заплатит в пятницу, деньги нужны раньше. Для такой проверки нужен платёжный календарь.

Первоначальный план сохраните. Рядом обновите ожидания: что теперь должно прийти и что предстоит заплатить. Это и есть новый прогноз. А перед выводом денег или крупной покупкой проверьте, какая часть остатка — действительно свободные деньги бизнеса.

Пять вопросов собственника к отчёту

• Почему денег больше или меньше, чем мы рассчитывали?
• Какие оплаты задержались, а каких уже не будет?
• Где мы сэкономили, а где просто заплатим позже?
• Хватит ли денег на ближайшую зарплату и поставщиков?
• Кто, что и к какому сроку сделает?

Если на эти вопросы есть ответы, отчёт помогает решать, можно ли сейчас согласовать закупку, расширять команду или лучше подождать с новым платежом.

Как посмотреть план и факт в FinanceGrid

В FinanceGrid выберите сохранённый бюджет и сравните его с реальными поступлениями и выплатами. На графике видно, в какие месяцы деньги шли по плану, а где появилась разница. В таблице можно раскрыть нужную статью и посмотреть суммы подробнее.

Увеличить изображение

Например, вы видите, что поступления ниже плана. Открываете нужную строку, смотрите размер разницы и задаёте команде конкретный вопрос: какие оплаты не пришли и когда их ждать. Причину задержки команда уточняет у покупателя.

О возможностях сервиса — на страницах план-факта и ДДС и БДДС.